Antes de instalar PLYCA-Empresas deberá asegurarse de que cumple los requisitos necesarios.

PLYCA-Empresas podrá ser descargado desde la opción de menú Descarga de Software del portal de licitación.

• Instalación en Windows:
  1. Descarga la aplicación desde el portal de licitación.
  2. Una vez descargado, haga clic sobre el instalador.
  3. Una vez instalado, la aplicación se abrirá automáticamente.
• Instalación en MacOS:
  1. Descarga la aplicación desde el portal de licitación.
  2. Una vez descargado, haga clic sobre el instalador. Aparecerá entonces un mensaje de Java de instalación similar a este. Haga click sobre Ejecutar. 
  3. Es posible que deba permitir la instalación de esta aplicación ya que proviene de un desarrollador no identificado desde el panel de Seguridad y privacidad encontrado en Preferencias del sistema.
  4. Una vez instalado, la aplicación se abrirá automáticamente.

Las diferentes opciones de acceder a PLYCA-Empresas una vez instalado son las siguientes :

• Seleccionando un sobre electrónico. Una vez tengamos almacenado en nuestra máquina local un sobre electrónico (un fichero con extensión .paxe), haciendo doble click sobre el mismo se nos abrirá la aplicación de PLYCA-Empresas. Por defecto, los ficheros .paxe estan vinculados con la aplicación PLYCA-Empresas.
• Mediante el acceso directo en el Escritorio. En el momento de la instalación de la aplicación de PLYCA-Empresas automáticamente se crea un acceso directo en su Escritorio.
• Desde el menú de aplicaciones de Windows o Mac. Desde el menu podrá acceder a la aplicación PLYCA-Empresas.

PLYCA-Empresas es una aplicación Java Web Start, y por lo tanto deberá ser desinstalada desde el panel de control de Java.

Acceda al panel de control de Java según se indica en el siguiente enlace (Windows) / enlace (MAC), y pulse en la opción Ver… del apartado Archivos temporales de Internet. Se mostrará una pantalla en la que se muestran todas las aplicaciones de este tipo. Seleccione la aplicación de Plyca-Empresas y pulse el botón de borrado para eliminarla.

• En Windows:

• En MacOS:

Video de ejemplo:

Los sobres electrónicos tienen formato .paxe y deben ser abiertos con PLYCA-Empresas. Los sobres electrónicos se pueden localizar en el portal de licitaciones dentro del expediente correspondiente. En caso de ser una licitación con invitación o restringida, el sobre electrónico se podrá encontrar en la misma después de haber aceptado la notificación correspondiente.

Si su navegador está configurado para abrir automáticamente este tipo de ficheros, pulse sobre el enlace del sobre electrónico en el Portal de Contratación y Licitación, la aplicación abrirá automáticamente el sobre electrónico para que lo cumplimente. En caso contrario, localice el directorio en el que se descargó el sobre y realice doble click sobre el fichero. Adicionalmente podrá abrir un sobre electrónico previamente descargado, o que le haya llegado por correo electrónico a través de otra persona, abriendo la aplicación PLYCA-Empresas y pulsando en la opción de menú “Archivo” > “Abrir..”.

Tenga en cuenta que la aplicación almacena un histórico de los últimos sobres gestionados, lo que le ayudará a encontrar los sobres recientemente editados. Estos podrán ser abiertos desde la opción de menú “Archivo” > “Sobres Recientes”.

Video de ejemplo:

Una vez descargado o abierto el sobre electrónico, se abrirá PLYCA-Empresas para empezar a incorporar la documentación solicitada.

Antes de acceder a cumplimentar el contenido del sobre propiamente dicho se debe identificar la empresa que presenta la documentación. Para ello, la empresa previamente debe haberse dado de alta en el portal correspondiente. Se deben rellenar unos campos iniciales para identificarte como operador económico:

• DNI/CIF: Se debe aportar el operador económico que se quiere emplear. El operador económico es el DNI/CIF con el que se dio de alta en el portal de licitaciones. En caso de ser una empresa jurídica se empleará el CIF, en caso de ser un autónomo se empleará  el DNI.
• Nombre/razón social: Este es el nombre de la empresa o autónomo. Este campo no se valida con el registro que se realizó en el portal de licitaciones dado que lo importante es el DNI/CIF.
• Dirección de correo electrónico: Esta es la dirección que se empleará para enviar cualquier aviso solo en relación al sobre electrónico entregado. Lo normal es que este correo no se requiera salvo que haya algún problema puntual con el sobre entregado. Para cualquier aviso sobre la licitación se empleará el correo registrado en el portal de licitaciones.

 Permite seleccionar las ultimas empresas utilizadas

En caso de que el expediente contenga lotes, dependiendo del mismo, es posible solo enviar la oferta a ciertos lotes. Esto depende del expediente y es posible que haya expedientes con lotes a los cuales se debe realizar la oferta en su totalidad. En caso de poder decidir a que lotes se quiere realizar la oferta aparecerá un cuadro para seleccionar los lotes. Se debe enviar un solo sobre electrónico con la oferta para todos los lotes seleccionados, incluyendo los documentos requeridos para todos y cada uno de los lotes (especificado en los pliegos).

Habitualmente el sobre electrónico contendrá una única carpeta en la que incluir la documentación, aunque en determinadas ocasiones como es el caso de las ofertas, la documentación deberá ser incorporada en distintas carpetas, una por cada uno de los sobres definidos en pliegos. Las carpetas que se encuentran en el sobre electrónico deben coincidir siempre con los sobres definidos en los pliegos. Como se puede observar en la imagen de abajo, en la parte superior se encuentra la información de la empresa que está presentando la oferta así como cierta información expediente y un link de acceso al expediente en el portal de licitaciones:

Podrá encontrar ayuda acerca de la obligatoriedad de los documentos solicitados, así como de la necesidad de que estos vayan firmados. Dicha ayuda aparecerá en el panel informativo inferior, y podrá ser ampliada pulsando sobre el enlace “Ver más…”. Esto es muy importante, dado que hay ficheros/documentos que no tienen que ir firmados, bien porque no sea necesario, o bien porque dificulten su lectura al ir firmados.

En este sentido, el tamaño máximo del sobre completo debería venir especificado en los pliegos de la licitación. En caso de que se supere este límite es posible que no se pueda validar la firma correctamente. En caso de que el tamaño total del sobre sea superior al permitido, deberá ponerse en contacto con el organismo para que le indiquen medios alternativos de entrega para la documentación extra. Tenga en cuenta que el tamaño máximo para un fichero firmado es de 8MB.

La aplicación mostrará los documentos sobre los cuales habrá que realizar alguna acción, esto es anexar o firmar el documento, mediante el icono . Junto a este icono, tendrá las siguientes acciones posibles a realizar:

•    Anexar/firmar documento (En caso de ser la oferta económica, se abrirá una plantilla por defecto.)
•    Modificar documento (En caso de no estar firmado)
•    Eliminar documento

Adicionalmente, junto a cada documento se mostrarán los siguientes iconos informativos:

•   Documento pendiente de anexar
•   Documento anexado
•   Documento firmado

En caso de que el documento sea un contrato o la oferta, en los cuales se tiene la posibilidad de usar una plantilla a elección del organismo público, no se podrán borrar ni tampoco se podrán editar una vez firmados. En caso de que se haya equivocado en alguno de estos documentos y ya se haya realizado la firma de los mismos, se recomienda volver a descargar y empezar cumplimentar de nuevo el sobre electrónico.

El grado de avance de cada carpeta se irá actualizando a medida que se va incorporando la documentación solicitada. Dicho grado de avance será visible junto a la descripción de la carpeta.

En cualquier momento podrá pulsar el botón continuar, en caso de que no se haya cumplimentado completamente el sobre electrónico la aplicación le avisará de las acciones pendientes en una nueva pantalla desde la que también podrá anexar o firmar los documentos pendientes.

Se recomienda Guardar como… a la hora de finalizar la cumplimentación para guardar el estado actual del sobre electrónico antes de la firma con el fin de poder consultar el contenido de los documentos adjuntados en el sobre en un futuro.  En caso de querer firmar los documentos por varias personas, se requiere guardar el sobre antes de la firma del mismo y después de la firma de los documentos para que se pueda realizar la firma de los documentos por parte de la segunda persona.  Esto se debe a que una vez cerrado el sobre, los documentos se cifran por lo cual no podrán consultarse a través del sobre. 

Una vez cumplimentado el sobre electrónico, se procederá a la generación del sobre electrónico. Este proceso consiste en la firma por parte del representante de la empresa de la totalidad del sobre electrónico, garantizando la Integridad de la documentación aportada.

Una vez generado el sobre, se mostrará un mensaje confirmando que la generación ha sido correcta y podrá ver que ya se permite permite realizar la presentación telemática del sobre.

Para la presentación telemática del sobre, se debe firmar el sobre con un certificado digital que le identifique como representante de la empresa en la plataforma correspondiente (debe estar dado de alta como apoderado de la empresa en el portal para poder realizar el envio).

Una vez realizado el envío del sobre electrónico correctamente se le mostrará una pantalla en la que podrá descargar el justificante de registro que le garantiza la entrega de la documentación. En cualquier caso dicho justificante estará disponible en el área privada del Portal de Contratación y Licitación, consultando el detalle de la respuesta a la comunicación de la cual se descargó el sobre electrónico. Dentro de la sección tendrá el justificante y la huella electrónica donde podrá comprobar el nombre de los ficheros/documentos que entregó al realizar la oferta.

Actualmente la aplicación está disponible tanto en Castellano, Catalán y Gallego. Podrá modificar el idioma de la aplicación mediante la opción de menú “Herramientas” > “Selección de idioma”.

Para que el cambio de idioma surja efecto, será necesario reiniciar la aplicación manualmente, por lo que la aplicación le solicitará permiso de modo que pueda guardar los cambios que tenga pendientes y decida si desea reiniciar en ese momento. En caso contrario, la aplicación se mostrará en el idioma seleccionado la siguiente vez que se ejecute.

El envío del sobre electrónico solo se puede realizar por un usuario pero puede ser necesario que varios usuarios realicen la firma de los ficheros incluidos en el sobre o del propio sobre. Para ello deberá seguir los siguientes pasos en caso de que dos usuarios tengan que firmar los ficheros y el sobre (el proceso será similar en caso de que sean mas de dos usuarios):

1. Descargar el sobre desde el portal de licitaciones correspondiente por el usuario 1.
2. Incluir y firmar los ficheros del sobre por el usuario 1.
3. Guardar el estado actual del sobre una vez firmado los ficheros y enviar el sobre guardado al usuario 2 por métodos electrónicos (email, pendrive, etc…).
4. El usuario 2 debe firmar los ficheros del sobre firmados previamente por el usuario 1.
5. (Nota) No importa quien incluye los ficheros en el sobre o el orden de firma de los ficheros.
6. Una vez incluidos y firmados todos los documentos por ambos usuarios, uno de los usuarios debe proceder a realizar la firma del sobre.
7. El usuario 2 realiza la firma del sobre. Posteriormente guarda el estado actual del sobre y lo envía al usuario 1 por métodos electrónicos (email, pendrive, etc…).
8. El usuario 1 realiza la firma del sobre. Después de la firma de ambos usuarios, se puede realizar el envío del sobre.
9. (Nota) No importa quien realice el envío del sobre o el orden de la firma del sobre.

Esto es un ejemplo de los pasos a seguir. No es necesario que el sobre se firme por varios usuarios en caso de que los ficheros si que se hayan firmado por mas de un usuario y viceversa. Si la firma debe realizarse por mas de dos usuarios, el proceso es muy similar incluyendo mas usuarios.

Dentro del proceso de licitación electrónica, en los que las empresas y operadores económicos se relacionan con los organismos públicos, el intercambio de información de forma confiable, sencilla e interoperable requiere de herramientas que minimicen los requerimientos de conocimientos técnicos, y rompan la barrera tecnológica que supone el cumplimiento de los principios y normas expresadas en las leyes aplicables. Por ello, la existencia de elementos como PLYCA-Empresas son absolutamente necesarios para la capacitación de los operadores económicos (de cualquier volumen) en los aspectos técnicos implicados en la licitación y contratación pública electrónica, como son:

• La firma electrónica
• El cifrado de la información necesario para la confidencialidad de las licitaciones
• El archivo y consulta de la documentación intercambiada con Organismos y Empresas Públicas

El programa PLYCA-Empresas, que puede ser descargado desde los Portales de Contratación y Licitación de los Organismos Públicos que utilicen la plataforma PLYCA, se constituye como el componente del modelo que permitirá a los licitadores, adjudicatarios y contratistas la generación, envío, intercambio y firma de documentos electrónicos, posibilitando entre otras funciones la licitación electrónica.

El programa PLYCA-Empresas, es una aplicación cliente que incluye funcionalidades de firma de documentos y selección de certificados de firma. Siendo el uso principal de este programa el que permite abrir, cumplimentar, generar y enviar un sobre electrónico con documentación en procesos de licitación y contratación pública electrónica. Dichos sobres suelen contener documentos asociados a Ofertas, Contratos, Notificaciones, Facturas, etc.

Para el uso de PLYCA-Empresas se deben cumplir los siguiente requisitos:

• Cumplir con los requisitos técnicos validados en la siguiente dirección. El requisito de Java se debe validar usando Internet Explorer o Firefox 52 ESR. Se recomienda emplear la ultima versión de Java 8. Versiones superiores de Java, por ejemplo Java 9 o superior no son compatibles.
• Dispone de un certificado digital personal vigente que cumpla los requisitos.
• Disponer de un espacio mínimo disponible en disco de 100 Mbytes
• Disponer de un mínimo de 1 Gigabyte de memoria RAM
• Disponer de los programas que permitan visualizar, o anexar el tipo de documentación admitida por la organización en pliegos. Se recomienda tener instalado:
  • Microsoft Office, u otros programas de software libre similares: Open Office , Libre Office .
  • Acrobar Reader.

Un sobre electrónico es una estructura de datos que permite agrupar uno o más documentos electrónicos, que podrán ir firmados de forma individual, para su envío telemático a través de un canal seguro. La estructura del sobre electrónico puede variar, desde un sobre hasta varios sobres en los cuales habrá que ir incluyendo los documentos electrónicos requeridos.

Dentro de la operativa de intercambio de documentos entre la administración y las empresas los sobres electrónicos serán publicados en el Portal de Contratación y Licitación, y descargados por los licitadores para poder ser manejados por la herramienta proporcionada por la suite de productos PLYCA: PLYCA-Empresas. Dicha herramienta permite anexar la documentación solicitada (durante la fase de cumplimentación del sobre electrónico) proporcionando utilidades de firma digital para aquellos documentos que así lo requieran, así como posibilita la firma, y el cifrado para aquellas operaciones en las que sea necesario en cumplimiento de la Ley, del sobre antes de su envío telemático (en la fase de generación del sobre electrónico) con el objetivo de garantizar la integridad, confidencialidad y seguridad de la información.

Puede haber un gran número de tipos de sobres electrónicos (tantos como distintos tipos de documentación que pueda ser intercambiada entre Organismos Públicos y Ciudadanos y Empresas), pero los más habituales serán los siguientes:

• Ofertas. Estos sobres electrónicos permitirán la presentación de ofertas electrónicas en procedimientos Abiertos, Restringidos, Negociados o incluso Contratos Menores. Este tipo de sobre estará conformado por tantas pestañas como sobres estén establecidos en los pliegos.
• Contratos. Este sobre electrónico permite la recepción, para su firma y devolución de un contrato electrónico. Habitualmente podrá encontrar el contrato a firmar dentro del sobre, y deberá ser firmado por un representante legal del adjudicatario.
• Facturas. Es el sobre vacío en el que el contratista podrá enviar a la Administración u Organismo Público una factura electrónica (habitualmente en formato facturae, pero siempre según las condiciones publicadas por el propio Organismo Público).
• Otros. Podrán intercambiarse cualquier otro tipo de sobres electrónicos para el intercambio o presentación de cualquier documento necesario en la tramitación de un expediente de contratación (Informes, Acuerdos, Solicitudes, etc.).

En caso de que al arrancar la aplicación se muestre el siguiente mensaje de error:

pulse sobre el botón “Detalles” de la ventana y consulte el mensaje de error:

La aplicación se ha eliminado de la caché de Java, por lo tanto no se encuentra al abrirse. En ciertas versiones antiguas de Java existe un inconveniente en el cual si abre el sobre electrónico descargado desde las descargas del navegador que emplee, la aplicación PLYCA-Empresas se eliminará de la cache. Lo ideal es que abra las notificaciones y los sobres electrónicos desde la carpeta de su sistema operativo (evitando abrirlo desde el navegador). Desde la versión 1.8.0_201 de Java este problema esta solucionado.

Esto ocurre cuando se pierde la asociación entre la extension del fichero descargado y la correspondiente aplicación. Para solucionarlo se recomienda desinstalar y volver a instalar PLYCA-Empresas. Si el error continua ocurriendo, se recomienda:

1. Desinstalar PLYCA-Empresas
2. Desinstalar Java
3. Instalar Java
4. Instalar PLYCA-Empresas

Acceda al panel de control de Java según se describe en el siguiente enlace (Windows) / enlace (MAC), y pulse el botón “Configuración…” del apartado “Archivos temporales de internet”. Se abrirá una nueva pantalla en la que deberá seleccionar la opción “Conservar archivos temporales en mi Computadora”. Pulse en “Aceptar” y posteriormente en “Aplicar” para finalmente arrancar o instalar de nuevo la aplicación.

Configure la conexión de red de la máquina virtual Java para que puedan descargar los recursos necesarios para la ejecución. Para configurar la conexión a través de proxy pulse el siguiente enlace.

Cuando el sobre electrónico se intenta abrir pero no consigue abrirse y no lanza ningún mensaje de error, suele deberse a una incompatibilidad entre las librerías de Java instaladas. Por esta razón recomendamos revisar las librerías instaladas en la carpeta C:\Archivos de programa (x86)\Java\jre<versión>\lib\ext eliminando temporalmente las que generen problemas. Actualmente existen dos librerías que pueden ocasionar problemas:

• bcmail-jdk16-146.jar
• bcprov-jdk16-146.jar

Cuando se adjunta un documento al sobre electrónico, se hace una copia temporal del fichero. Hasta que no se guarda el sobre electrónico no se realiza una copia permanente del fichero adjuntado. Por esta razón es necesario que el fichero que ha adjuntado se encuentre en la misma ruta que tenía en el momento de adjuntarse. El error ocurre cuando al guardar el sobre electrónico, los ficheros no se pueden encontrar, generando un error de guardado.