Guía de Buenas Prácticas en la presentación de Sobres Electrónicos

A la hora de preparar y presentar sobres electrónicos, es conveniente tener en cuenta una serie de aspectos, tanto operativos como técnicos, respecto a los documentos, las firmas electrónicas de los mismos, los plazos y tiempos necesarios en la preparación y entrega de la oferta y la coordinación de los pasos necesarios en este proceso. A continuación, se le presenta un conjunto de buenas prácticas que evitarán la mayor parte de dudas y problemas en la presentación de sobres electrónicos.

Antes de iniciar cualquier tarea de preparación de documentación para su presentación en sobres electrónicos, debe garantizar que se ha registrado (como operador económico) en el Portal de Licitación electrónica desde el que esté accediendo a la licitación correspondiente. En dicho portal encontrará la opción “Mi empresa” en la que podrá gestionar altas y modificaciones de los datos de la empresa o persona jurídica a la que represente, o de sí mismo si es un Autónomo o Profesional independiente. Puede obtener más información en esta entrada.

Tenga en cuenta que, en el proceso de alta, puede necesitar realizar consultas u obtener información de su organización, por lo que debe realizarlo con tiempo suficiente, y aunque el proceso de remisión del formulario de alta y el alta efectiva en el servicio suele tardar unos pocos minutos, es mejor que este sea la primera actividad a realizar. NOTA: En algunas circunstancias el Órgano de Contratación puede exigir documentación/información adicional en al momento del alta, por lo que debe anticipar lo más posible esta tarea.

Otro de los aspectos que es importante que se revisen antes de comenzar cualquier trámite electrónico con organizaciones del sector público, es disponer de Certificado Digital Reconocido en periodo de validez para todos los representantes, apoderados o personal de su empresa implicados en la presentación de sobres electrónicos. Por cada uno de estos actores se debería verificar lo siguiente:

• Que es un certificado digital emitido por una Autoridad Reconocida. La lista de Prestadores cualificados de servicios electrónicos está publicada en el Ministerio de Industria en la siguiente dirección: Proveedores de servicios de certificación. Importante: Es posible que el Órgano de Contratación establezca una lista de certificados válidos más limitada que esté publicada en su Sede Electrónica.
• Que la fecha de caducidad del certificado sea al menos un mes posterior al final del plazo de licitación. En caso contrario es posible que no pueda operar electrónicamente hasta que disponga de uno nuevo con un periodo de validez más alto. Para ver como comprobar el periodo de validez del certificado vea esta entrada.
• Que las personas conocen/recuerdan el PIN de acceso a su certificado.

Una buena práctica es que cada una de las personas implicadas en el proceso accedan al portal de licitación y accedan con su certificado, pulsando “Mi Empresa”, y verificando que pueden consultar la información de la empresa en «Mis datos«.

Es importante tener clara esta información, ya que es posible que todas estas personas deban disponer de Certificado Digital, tal como se ha comentado en el punto anterior. Para una correcta identificación de estas personas, se deben tener en cuenta los siguientes puntos:

• Alta de la empresa/autónomo en el portal de licitación. Esta operación la podrá realizar cualquier persona de la organización que disponga de un certificado digital válido y que en nombre de esta solicite el alta a través del formulario correspondiente. Es aconsejable que dicha operación se realice con certificados de Persona Jurídica.
• Apoderados y Representantes legales de la empresa. Deberán identificarse los apoderados y representantes legales de la empresa de los que se requiera que firmen documentos o sobres electrónicos según los requisitos indicados en los pliegos de la licitación. La relación de estas personas se indicará en el proceso de alta o modificación de los datos de la empresa según se indica en esta entrada.
• Otras personas de la organización. Hay algunas operaciones en el proceso de preparación, entrega y seguimiento de la licitación que pueden ser realizados por otras personas que no tienen por qué ser representantes o apoderados de la empresa. Estas otras personas también deben disponer de un certificado digital válido. Las operaciones que podrán realizar serán:
  • Entrega de Sobres electrónicos.
  • Consulta y seguimiento de los sobres presentados.
  • Recepción y apertura de notificaciones telemáticas.

El sistema de preparación y entrega de sobres electrónicos basado en PLYCA-Empresas dispone de ayudas contextuales y relaciones de documentos obligatorios y opcionales a incluir en el sobre. Dichas ayudas pretenden facilitar el acceso a la información básica para la preparación de un sobre, pero es importante reseñar que la documentación oficialmente válida sobre las condiciones y documentación a presentar son los Pliegos de la licitación. Por tanto, es una obligación por parte del licitador el comprobar que los sobres electrónicos preparados, antes de su entrega, cumplen con lo establecido en dichos pliegos.

Una vez que comenzamos el proceso de preparación de un sobre electrónico para una licitación, debemos estar al tanto de cualquier cambio o modificación de la información propia del expediente. Para ello el portal de licitación permite la suscripción a un canal RSS propio del expediente para recibir avisos de los cambios publicados. Para ello puede consultar la siguiente entrada.

En ocasiones, el tiempo necesario para preparar la documentación para una licitación es importante, por lo que una correcta planificación de las tareas evita los problemas de “última hora”. Como en muchos casos es necesario estar cerrando aspectos de la documentación en la última jornada del plazo establecido asegure primero los siguientes temas:

• Ha identificado correctamente a las personas implicadas y ha verificado la disponibilidad de sus certificados. Recordar la buena práctica de acceder al Portal de Licitación para verificar el certificado de cada persona.
• Ha comprobado y/o registrado por primera vez los datos de la empresa/autónomo-profesional en el Portal de Licitación.
• Se ha instalado todo el software necesario para preparar la documentación, incluyendo el software PLYCA-Empresas.
• Se ha descargado el sobre electrónico de la licitación para conocer la estructura de documentos solicitada, siempre previa lectura de los pliegos.
• La persona/personas encargadas de la entrega final, han entrado en el portal de licitación validando su certificado y accediendo a los datos de la empresa.

Lo primero es conocer los tipos y tamaños máximos de los documentos a incluir en el sobre. Dicha información aparece en los pliegos de la licitación, pero como una práctica general se deben seguir estas recomendaciones.

• Preferiblemente aportar los documentos en formato PDF (a menos que el pliego diga lo contrario). Para conseguir un documento en formato PDF, la opción más directa es utilizar la opción Guardar Como o Exportar del editor que utilice (Word, OpenOffice, LibreOffice, etc.) y elegir el formato PDF.
• Preferiblemente convertir los documentos PDF a formato PDF/A (a menos que el pliego diga lo contrario). El formato PDF/A es un formato especial de PDF más seguro e interoperable. Para conseguir un documento en formato PDF/A se activa la correspondiente opción al exportar el documento desde Word, OpenOffice o LibreOffice.
• Evitar generar ficheros mayores de 8 MB a causa de las restricciones impuestas por servicios del estado. En el caso de documentos Word, OpenDocument o PDF el motivo de ficheros demasiado grandes es la inclusión de imágenes de alta resolución, por lo que se recomienda reducir el tamaño/resolución de las imágenes antes de incluirlas en documentos. Aun así, el límite puede ser inferior dependiendo de lo impuesto por el organismo y puede depender del tipo de fichero (PDF, Word, zip, etc…).
• En el caso de documentos mayores se recomienda partirlos en ficheros más pequeños, por ejemplo, troceándolos por grupos de páginas. Para ello se pueden encontrar en internet herramientas (online o por descarga) que realizan dicho proceso de “PDF Split”. IMPORTANTE: En el caso de fraccionar un documento que deba ir firmado, deben firmarse todas las fracciones del mismo.

En situaciones excepcionales, como la comentada anteriormente, es necesario incorporar un documento en partes. El sobre electrónico espera un único fichero, por lo que como solución se puede hacer lo siguiente:

• Todas las partes de un documento tienen que llamarse igual, añadiendo un sufijo que indique que parte es y el número total de partes. Así por ejemplo si dividimos un documento llamado “PropuestaTecnica.pdf” en tres partes se llamarían:
  • PropuestaTecnica-Parte01de03.pdf
  • PropuestaTecnica-Parte02de03.pdf
  • PropuestaTecnica-Parte03de03.pdf

• En el sobre electrónico, en el punto en el que se espera dicho documento, se anexaría la parte 1. El resto de partes se añaden utilizando la opción “Anexar Otros Documentos …” indicando en el campo Descripción el nombre del documento y la parte. Por ejemplo “Propuesta Técnica (parte 2 de 3)”.

En muchos casos los Órganos de Contratación pueden considerar que un sobre electrónico es rechazado en una licitación es rechazado por contener virus, malware o cualquier elemento dañino o malicioso. Por ello es importante que garantice que sus equipos están libres de este tipo de amenazas. En la actualidad todos estamos protegidos en mayor o menor medida, pero no está de más que compruebe que sus equipos no tienen infecciones de este tipo.

Una medida adicional es la del escaneo del sobre electrónico completo con una herramienta de antivirus previamente a cerrar el mismo. Cuando haya finalizado la incorporación de todos los documentos, guarde el sobre electrónico completo y pase el antivirus por el fichero del sobre (fichero con extensión .paxe).

En el caso de no disponer de software antivirus (situación nada recomendable) podrá encontrar soluciones online y/o gratuitas a través de la página de la Oficina de Seguridad del Internauta (https://www.osi.es/es/herramientas).

En el momento final de la entrega del sobre, puede ocurrir, que por el tamaño final del mismo el proceso de entrega se dilate en el tiempo. PLYCA-Empresas incluye un mecanismo de entrega en dos fases que evita este problema. Lo primero que se entrega es la Huella Electrónica del Sobre (documento que se genera automáticamente en el mismo directorio donde tengamos guardado el Sobre Electrónico). Una vez entregada esa huella, proceso que realiza automáticamente PLYCA-Empresas, el sobre es registrado y ya se dispone de la acreditación de entrega. Finalmente PLYCA-Empresas continua con la entrega del sobre.

Sólo en el caso de que haya problemas para la segunda parte (la entrega completa del sobre) es posible que haya que hacer una entrega física (en un CD, DVD o dispositivo USB) del mismo en las oficinas del Órgano de Contratación, a través de los medios que se establezcan en el Pliego como alternativos a la presentación telemática. Es importante que en este caso se haya obtenido la acreditación de entrega de la Huella Electrónica del sobre dentro del plazo establecido para la licitación.

Puede haber circunstancias que impidan la presentación del sobre electrónico por medios telemáticos, y ni si quiera se pueda presentar la Huella Electrónica del sobre para su registro telemático. Por ejemplo, que el portal de licitaciones no este disponible. En dicha circunstancia hay que remitirse al pliego para consultar los medios alternativos establecidos por el Órgano de Contratación para el registro de ofertas electrónicas por canales alternativos al telemático (fax, correo certificado, registro físico, etc.).