Gestión electrónica de los expedientes de contratación basado en un gestor de tareas que integra un motor de reglas que dirige las tareas y actores implicados en la contratación y licitación electrónica. Estas tareas incluyen el registro y estudio de los datos propios del expediente, la aportación de documentación (incluyendo la utilización de plantillas automatizadas) y la firma electrónica de actos y documentos.

Los procedimientos de contratación/licitación implementados de forma estándar en la plataforma disponen de las siguientes características:

• Incluye todos los procedimiento y tipos de contrato incluidos en la Ley de Contratos del Sector Público.
• Los procedimientos estándar pueden ser adaptados/personalizados a la organización e incluir trámites propios de la misma.
• Estos procedimientos pueden ser utilizados (o desplegados parcialmente) en dos modalidades: Sólo Publicación y Licitación y Contratación Completa. En el primer modo están únicamente los trámites para la publicación, adjudicación y formalización electrónica de expedientes/contratos, mientras que en la segunda están todos los trámites preceptivos para la tramitación completa de un expediente de contratación desde la detección de la necesidad hasta la liquidación y extinción del contrato (incluyendo la tramitación de las posibles incidencias de los contratos, como modificaciones, prórrogas, resoluciones, etc.)

Repositorio documental electrónico de los documentos implicados en la contratación (tanto emitidos por el Organismo Público como los recibidos de las empresas). Este archivo permite su exportación a los sistemas propios del Organismo (en formatos estándar y de acuerdo a las normas técnicas del Esquema Nacional de Interoperabilidad aplicables).

Además, se dispone de un sistema de creación, edición y publicación de plantillas normalizadas de documentos, que permite a usuarios sin perfil técnico mantener los modelos y plantillas de los documentos más frecuentes en los expedientes de contratación.

Se incluye un sistema completo de firma electrónica basado en firma reconocida y cumpliendo todos los requisitos normativos y de interoperabilidad.

Para garantizar la validez de las firmas electrónicas de los documentos recibidos o generados en el sistema, se despliega el módulo PLYCA-Firma. Este módulo puede delegar el proceso de validación en una plataforma de firma (@Firma, PSIS de CatCert o similar) o resolverlo internamente utilizando su propia lógica y conexión con los OCSP de cada autoridad de certificación.

Un elemento clave en los procedimientos de licitación es la capacidad de realización de notificaciones electrónicas fehacientes basadas en firma electrónica y sellado de tiempo (y cumpliendo con lo establecido en el Esquema Nacional de Interoperabilidad.

Portal de Licitación adaptado a los estilos gráficos del organismo con un completo sistema de publicación y acreditación fehaciente de la publicidad preceptiva, basada en sellos de tiempo oficial TSA. Incluye la publicación de todos los tipos de anuncios que marca la normativa y cumple con los requisitos técnicos establecidos en el ENI. El portal de licitación de PLYCA puede actuar como perfil del contratante y por tanto ser una alternativa en el caso de que la organización tenga competencias para alojar su Perfil de Contratante art.347 de la ley 9/2017.

Gracias a la integración con la Plataforma de Contratación del Sector Público (PLACSP) todos aquellos anuncios que se publiquen en PLYCA son inmediatamente enviados a la citada Plataforma (con la correspondiente publicación automática en BOE y DOUE-TED).

La integración con dicha Plataforma permite su utilización como Perfil y/o como sistema de licitación a través de la creación del Espacio Virtual de la licitación.

La Licitación Electrónica, para la que se dispone de un completo sistema de intercambio de Sobres Electrónicos con todas las garantías de confidencialidad y de acuerdo a las guías y recomendaciones del comité de expertos del Centro Europeo de Normalización.

Toda recepción de documentos y sobres electrónicos presentados por los licitadores en el módulo de Licitación Electrónica, adjudicatarios y contratistas contarán con un registro de dicha entrega que será acreditada por un acuse de recibo electrónico y su correspondiente sello de tiempo. Para ello PLYCA dispone de un conector con sistemas de Registro Telemático de Entrada/Salida, y que puede ser adaptado a las características de un registro en concreto.

Es importante que las empresas licitadoras dispongan de soluciones específicas y dirigidas a garantizar los aspectos técnicos y funcionales de la licitación. Por ello se pone a disposición de estas, y de forma totalmente gratuita, el asistente PLYCA-Empresas para la apertura, cumplimentación, firma y cifrado de los sobres electrónicos de un expediente de licitación.

El módulo PLYCA-Catálogos permite a las administraciones disponer de catálogos de bienes y servicios publicados, así como a las empresas presentar sus ofertas.

Se trata de un elemento que puede complementar a los procedimientos de Sistemas Dinámicos de Adquisición (SDA) y Acuerdos Marco de compra recurrente. PLYCA-Catálogos es un sistema de valor añadido que, sin ser de uso obligatorio, permite la creación de catálogos de referencias para la búsqueda y configuración de compras a través de procedimientos de contratos basados en SDA y Acuerdo Marco. Este elemento de valor añadido es especialmente útil en el caso de Sistemas o Acuerdos de larga duración y con un número alto de referencias de productos o servicios incluidos en el mismo, ya que para catálogos más reducidos no se justifica su implementación y la carga de gestión necesaria.

El sistema PLYCA incluye la solución de Subasta Electrónica para que, siguiendo los requisitos marcados por la normativa de contratación, se utilice este mecanismo de adjudicación en los procesos de Licitación.

Como elemento diferencial de la plataforma está la posibilidad de realización de estadísticas e informes totalmente personalizados por el propio usuario, de todos aquellos datos que permiten el análisis por parte de la organización de la eficiencia y efectividad del proceso de contratación y licitación.

Finalmente, como un producto complementario a PLYCA-Reporting, PLYCA-Datamart permite la carga periódica de un repositorio de base de datos des-normalizado, paralelo a la base de datos de producción de PLYCA-Expedientes, que puede ser accedido por herramientas de reporte y de business intelligence disponibles en la organización.