Abans d’instal·lar PLYCA-Empreses cal que us assegureu que compliu els requisits necessaris.

PLYCA-Empreses es pot descarregar a l’opció del menú Descàrrega de programari del Portal de licitació

• Instal·lació a Windows:
  1. Descarregueu l’aplicació al Portal de licitació.
  2. Un cop descarregada, feu clic a l’instal·lador.
  3. Un cop instal·lada, l’aplicació s’obre automàticament.
• Instal·lació a MacOS:
  1. Descarregueu l’aplicació al Portal de licitació.
  2. Un cop descarregada, feu clic a l’instal·lador. Aleshores apareix un missatge de Java d’instal·lació similar a aquest. Feu clic a Executa.
     
  3. És possible que hàgiu d’autoritzar la instal·lació d’aquesta aplicació ja que prové d’un desenvolupador no identificat des del tauler de Seguretat i privadesa que es troba a Preferències del sistema.
     
  4. Un cop instal·lada, l’aplicació s’obre automàticament.

Les diferents opcions per accedir a PLYCA-Empreses un cop instal·lada són les següents:

• Mitjançant la selecció d’un sobre electrònic. Un cop tinguem emmagatzemat un sobre electrònic (un fitxer amb extensió .paxe) a la nostra màquina local, en fer-hi doble clic s’obre l’aplicació de PLYCA-Empreses. Per defecte, els fitxers .paxe estan vinculats amb l’aplicació PLYCA-Empreses.
• Mitjançant l’accés directe a l’escriptori. Quan s’instal·la l’aplicació de PLYCA-Empreses, automàticament es crea un accés directe a l’escriptori.
  
• Al menú d’aplicacions de Windows o Mac. Al menú podreu accedir a l’aplicació PLYCA-Empreses.

PLYCA-Empreses és una aplicació Java Web Start i, per tant, s’ha de desinstal·lar des del tauler de control de Java.

Accediu al tauler de control de Java segons s’indica a l’enllaç (Windows) / enllaç (MAC) següent, i premeu l’opció Visualitza… de l’apartat Arxius temporals d’Internet. Es mostrarà una pantalla en què es visualitzen totes les aplicacions d’aquesta mena. Seleccioneu l’aplicació de Plyca-Empreses i feu clic al botó d’esborrar per eliminar-la.

• A Windows:

• A MacOS:

Vídeo d’exemple:

Els sobres electrònics tenen format .paxe i s’han d’obrir amb PLYCA-Empreses. Els sobres electrònics es poden localitzar al portal de licitacions dins l’expedient corresponent. En el cas que es tracti d’una licitació amb invitació o restringida, el sobre electrònic es pot trobar un cop acceptada la notificació corresponent.

Si teniu el navegador configurat per obrir automàticament aquest tipus de fitxers, feu clic a l’enllaç del sobre electrònic al Portal de Contractació i Licitació, l’aplicació obrirà automàticament el sobre electrònic perquè l’empleneu. En el cas contrari, localitzeu el directori en el qual us vau descarregar el sobre i feu doble clic al fitxer. També podeu obrir un sobre electrònic descarregat prèviament o que us hagi arribat per correu electrònic a través d’una altra persona si obriu l’aplicació PLYCA-Empreses i feu clic a l’opció del menú Arxiu > Obre…

Recordeu que l’aplicació emmagatzema un historial dels darrers sobres gestionats, cosa que us ajuda a trobar els sobres editats recentment. Aquests es podran obrir a l’opció de menú Arxiu> Sobres recents.

Vídeo d’exemple:

Un cop descarregat o obert el sobre electrònic, s’obrirà PLYCA-Empreses per començar a incorporar la documentació sol·licitada.

Abans d’accedir-hi per emplenar el contingut del sobre pròpiament dit s’ha d’identificar l’empresa que presenta la documentació. Per a això, l’empresa s’ha d’haver donat d’alta prèviament al Portal corresponent. S’han d’omplir uns camps inicials per identificar-vos com a operador econòmic:

• DNI/CIF: Cal aportar l’operador econòmic que es vol emprar. L’operador econòmic és el DNI/CIF amb el qual es va donar d’alta al Portal de licitacions. En el cas que sigui una empresa jurídica, s’emprarà el CIF i en el cas que sigui un autònom, s’emprarà el DNI.
• Nom/raó social: Aquest és el nom de l’empresa o l’autònom. Aquest camp no es valida amb el registre que es va fer al Portal de licitacions atès que l’important és el DNI/CIF.
• Adreça electrònica: Aquesta és l’adreça que es farà servir per enviar qualsevol avís només en relació amb el sobre electrònic lliurat. El normal és que aquest correu no es requereixi llevat que hi hagi algun problema puntual amb el sobre lliurat. Per a qualsevol avís sobre la licitació es farà servir el correu registrat al portal de licitacions.

Permet seleccionar les darreres empreses emprades

En el cas que l’expedient contingui lots, depenent d’aquest, és possible només enviar l’oferta per alguns lots. Això depèn de l’expedient i és possible que hi hagi expedients amb lots als quals s’ha de fer l’oferta íntegrament. En el cas que es pugui decidir a quins lots es vol fer l’oferta, apareix un quadre per seleccionar els lots. S’ha d’enviar un sol sobre electrònic amb l’oferta per a tots els lots seleccionats, inclosos els documents requerits per a tots i cadascun dels lots (s’especifica en els plecs).

Habitualment el sobre electrònic conté una carpeta única en la qual s’ha d’incloure la documentació, tot i que en algunes ocasions, com és el cas de les ofertes, la documentació ha de ser incorporada en diferents carpetes, una per a cadascun dels sobres definits als plecs. Les carpetes que es troben al sobre electrònic han de coincidir sempre amb els sobres definits als plecs. Com es pot observar a la imatge de sota, a la part superior es troba la informació de l’empresa que presenta l’oferta, com també una determinada informació de l’expedient i un enllaç d’accés a l’expedient al Portal de licitacions:

Trobareu ajuda sobre l’obligatorietat dels documents sol·licitats, com també de la necessitat que aquests estiguin signats. Aquesta ajuda apareix al tauler informatiu inferior i es pot ampliar fent clic a l’enllaç Visualitzar-ne més… Això és molt important, atès que hi ha fitxers/documents que no han d’anar signats, bé perquè no calgui o bé perquè pel fet d’estar signats en dificultin la lectura.

En aquest sentit, la mida màxima del sobre complet hauria d’especificar-se als plecs de la licitació. En el cas que se superi aquest límit és possible que no es pugui validar la signatura correctament. En el cas que la mida total del sobre sigui superior al permès, cal que us poseu en contacte amb l’organisme perquè us indiquin mitjans alternatius de lliurament per a la documentació extra. Recordeu que la mida màxima per a un fitxer signat és de 8 MB.

L’aplicació mostra els documents en els quals cal fer alguna acció, és a dir, annexar o signar el document, mitjançant la icona  . Al costat d’aquesta icona, disposeu de la possibilitat de fer les accions següents:

•   Annexar/signar document (en el caso de l’oferta econòmica, s’obre una plantilla per defecte.)
•    Modificar document (en el cas que no estigui signat)
•    Eliminar document

A més, al costat de cada document es mostren les icones informatives següents:

•   Document pendent d’annexar
•  Document annexat
•   Document signat

En el cas que el document sigui un contracte o l’oferta, en els quals es té la possibilitat de fer servir una plantilla a elecció de l’organisme públic, no es pot esborrar ni tampoc editar un cop signat. En el cas que us hàgiu equivocat en algun d’aquests documents i ja s’hagin signat, es recomana tornar a descarregar i començar a emplenar de nou el sobre electrònic.

El grau d’avançament de cada carpeta s’anirà actualitzant a mesura que es vagi incorporant la documentació sol·licitada. Aquest grau d’avançament serà visible al costat de la descripció de la carpeta.

En qualsevol moment podeu prémer el botó Continua. En el cas que el sobre electrònic no s’hagi emplenat completament, l’aplicació us avisa de les accions pendents en una nova pantalla on també podreu adjuntar o signar els documents pendents.

Es recomana Desa com a… a l’hora de finalitzar l’emplenament per desar l’estat actual del sobre electrònic abans de la signatura per tal de poder consultar el contingut dels documents adjuntats al sobre en un futur. Si els documents es volen signar per diverses persones, es requereix desar el sobre abans de signar-lo i després de signar-ne els documents per tal que la segona persona pugui signar els documents. El motiu és que, un cop tancat el sobre, els documents es xifren, per la qual cosa no es poden consultar a través del sobre.

Un cop emplenat el sobre electrònic, es procedeix a la generació del sobre electrònic. Aquest procés consisteix en la signatura per part del representant de l’empresa de la totalitat del sobre electrònic, que garanteix la integritat de la documentació aportada.

Un cop generat el sobre, es mostra un missatge que confirma que la generació ha estat correcta i es pot veure que ja es pot fer la presentació telemàtica del sobre.

Per a la presentació telemàtica del sobre, cal signar-lo amb un certificat digital que us identifiqui com a representant de l’empresa a la plataforma corresponent (heu d’estar donat d’alta com a apoderat de l’empresa al Portal per poder fer l’enviament).

Un cop fet l’enviament del sobre electrònic correctament, veureu una pantalla en la qual us podeu descarregar el justificant de registre que us garanteix el lliurament de la documentació. En qualsevol cas, el justificant estarà disponible a l’àrea privada del Portal de contractació i licitació, consultant el detall de la resposta a la comunicació de la qual s’ha descarregat el sobre electrònic. Dins la secció, tindreu el justificant i l’empremta electrònica on podreu comprovar el nom dels fitxers/documents que heu lliurat en fer l’oferta.

Actualment, l’aplicació està disponible tant en castellà com en català i gallec. Podeu modificar l’idioma de l’aplicació mitjançant l’opció del menú Eines>Selecció d’idioma.

Perquè el canvi d’idioma tingui efecte, cal reiniciar l’aplicació manualment, per la qual cosa l’aplicació us demanarà permís per desar els canvis que tingueu pendents i decidiu si voleu reiniciar-la en aquest moment. En el cas contrari, l’aplicació es mostrarà en l’idioma seleccionat la següent vegada que s’executi.

L’enviament del sobre electrònic només es pot dur a terme per un usuari, però pot ser necessari que diversos usuaris signin els fitxers inclosos al sobre o el mateix sobre. Per a això, heu de seguir els passos següents en el cas que dos usuaris hagin de signar els fitxers i el sobre (el procés és similar en el cas que siguin més de dos usuaris):

1. Descarregar el sobre al Portal de licitacions corresponent per l’usuari 1.
2. Incloure i signar els fitxers del sobre per l’usuari 1.
3. Desar l’estat actual del sobre un cop signats els fitxers i enviar el sobre desat a l’usuari 2 per mitjans electrònics (correu electrònic, pendrive, etc.).
4. L’usuari 2 ha de signar els fitxers del sobre signats prèviament per l’usuari 1.
5. Nota: tant se val qui inclogui els fitxers al sobre o l’ordre de signatura dels fitxers.
6. Un cop inclosos i signats tots els documents per ambdós usuaris, un dels usuaris ha de procedir signar el sobre.
7. L’usuari 2 signa el sobre. Posteriorment, desa l’estat actual del sobre i l’envia a l’usuari 1 per mètodes electrònics (correu electrònic, pendrive, etc.).
8. L’usuari 1 signa el sobre. Després de la signatura de tots dos usuaris, es pot fer l’enviament del sobre.
9. Nota: tant se val qui faci l’enviament del sobre o l’ordre de la signatura del sobre.

Això és un exemple dels passos que cal seguir. No és necessari que el sobre el signin diversos usuaris en el cas que els fitxers sí que s’hagin signat per més d’un usuari i viceversa. Si la signatura s’ha de fer per més de dos usuaris, el procés és molt similar, amb la inclusió de més usuaris.

Dins el procés de licitació electrònica, en el qual les empreses i els operadors econòmics es relacionen amb els organismes públics, l’intercanvi d’informació d’una manera fiable, senzilla i interoperable requereix eines que minimitzin els requeriments de coneixements tècnics i trenquin la barrera tecnològica que suposa el compliment dels principis i les normes que s’expressen a les lleis aplicables. Per això, l’existència d’elements com ara PLYCA-Empreses són absolutament necessaris per a la capacitació dels operadors econòmics (de qualsevol volum) en els aspectes tècnics implicats en la licitació i contractació pública electrònica, com són:

• La signatura electrònica
• El xifrat de la informació necessari per a la confidencialitat de les licitacions
• L’arxiu i la consulta de la documentació intercanviada amb organismes i empreses públiques

El programa PLYCA-Empreses, que es pot descarregar als Portals de contractació i licitació dels organismes públics que facin servir la plataforma PLYCA, es constitueix com el component del model que permetrà a licitadors, adjudicataris i contractistes la generació, l’enviament, l’intercanvi i la signatura de documents electrònics, i, entre altres funcions, possibilitarà la licitació electrònica.

El programa PLYCA-Empreses és una aplicació client que inclou funcionalitats de signatura de documents i selecció de certificats de signatura. L’ús principal d’aquest programa és el que permet obrir, emplenar, generar i enviar un sobre electrònic amb documentació en processos de licitació i de contractació pública electrònica. Aquests sobres acostumen a contenir documents associats a ofertes, contractes, notificacions, factures, etc.

Per a l’ús de PLYCA-Empreses s’han de complir els requisits següents:

• Complir els requisits tècnics validats a l’adreça següent. El requisit de Java s’ha de validar amb Internet Explorer o Firefox 52 ESR.
• Disposar d’un certificat digital personal vigent que compleixi els requisits.
• Disposar d’un espai mínim disponible al disc de 100 MB
• Disposar d’un mínim d’1 GB de memòria RAM
• Disposar dels programes que permetin visualitzar o annexar el tipus de documentació admesa per l’organització en plecs. Es recomana tenir instal·lat:
  • Microsoft Office, o altres paquets ofimàtics lliures similars: Open Office , Libre Office .
  • Acrobar Reader.

Un sobre electrònic és una estructura de dades que permet d’agrupar un o més documents electrònics, que poden anar signats de manera individual per a la tramesa telemàtica a través d’un canal segur. L’estructura del sobre electrònic pot variar, des d’un sobre fins a diversos sobres en els quals cal incloure els documents electrònics requerits.

En el marc de les operacions d’intercanvi de documents entre l’Administració i les empreses, els sobres electrònics es publicaran al Portal de contractació i licitació, i els licitadors els descarregaran per poder gestionar-los amb l’eina proporcionada per la suite de productes PLYCA: PLYCA-Empreses. Aquesta eina permet adjuntar la documentació sol·licitada (durant la fase d’emplenament del sobre electrònic) i proporciona utilitats de signatura digital per als documents que així ho requereixin; així mateix possibilita la signatura i el xifrat del sobre per a aquelles operacions en què sigui necessari en compliment de la Llei abans de la tramesa telemàtica (a la fase de generació del sobre electrònic) per tal de garantir la integritat, la confidencialitat i la seguretat de la informació.

Hi pot haver un gran nombre de tipus de sobres electrònics (tants com diferents tipus de documentació que poden intercanviar els organismes públics i ciutadans i empreses), però els més habituals són els següents:

• Ofertes. Aquests sobres electrònics permeten la presentació d’ofertes electròniques en procediments oberts, restringits, negociats o fins i tot contractes menors. Aquest tipus de sobre està conformat per tantes pestanyes com sobres s’hagin establert als plecs.
• Contractes. Aquest sobre electrònic permet la recepció, per a la signatura, i la devolució d’un contracte electrònic. Habitualment, trobareu el contracte que cal signar dins el sobre, el qual ha de ser signat per un representant legal de l’adjudicatari.
• Factures. És el sobre buit en què el contractista pot enviar a l’Administració o l’organisme públic una factura electrònica (habitualment en format facturae, però sempre segons les condicions publicades pel mateix organisme públic).
• Altres. Es pot intercanviar qualsevol tipus de sobres electrònics per a l’intercanvi o la presentació de qualsevol document necessari en la tramitació d’un expedient de contractació (informes, acords, sol·licituds, etc.).

Si, en arrencar l’aplicació, es mostra el missatge d’error següent:

feu clic al botó Detalls de la finestra i consulteu el missatge d’error:

L’aplicació s’ha eliminat de la memòria cau de Java; per tant, no es troba en obrir-se. En algunes versions antigues de Java hi ha un problema pel qual, si obriu el sobre electrònic descarregat des de les descàrregues del navegador que feu servir, l’aplicació PLYCA-Empreses s’elimina de la memòria cau. És millor que obriu les notificacions i els sobres electrònics des de la carpeta del sistema operatiu (i que eviteu obrir-los des del navegador). Des de la versió 1.8.0_201 de Java aquest problema està solucionat.

Això passa quan es perd l’associació entre l’extensió de l’arxiu descarregat i l’aplicació corresponent. Per solucionar-ho, es recomana desinstal·lar i tornar a instal·lar PLYCA-Empreses. Si l’error continua, es recomana:

1. Desinstal·lar PLYCA-Empreses
2. Desinstal·lar Java
3. Instal·lar Java
4. Instal·lar PLYCA-Empreses

Accediu al tauler de control de Java segons es descriu a l’enllaç (Windows) / enllaç (MAC) següent, i feu clic al botó Configuració… de l’apartat Arxius temporals d’internet. S’obre una nova pantalla en què heu de seleccionar l’opció Conserva els arxius temporals al meu ordinador. Feu clic a D’acord i després a Aplica per finalment arrencar o instal·lar de nou l’aplicació.

Configureu la connexió de xarxa de la màquina virtual Java perquè es puguin descarregar els recursos necessaris per a l’execució. Per configurar la connexió mitjançant proxy, feu clic a l’enllaç següent.

Quan es prova d’obrir el sobre electrònic, però no s’aconsegueix, i no es mostra cap missatge d’error, acostuma a ser per una incompatibilitat entre les llibreries de Java instal·lades. Per aquest motiu, us recomanem que reviseu les llibreries instal·lades a la carpeta C:\Arxius de programa (x86)\Java\jre<versió>\lib\ext i que elimineu temporalment les que generin problemes. Actualment, hi ha dues llibreries que poden ocasionar problemes:

• bcmail-jdk16-146.jar
• bcprov-jdk16-146.jar

Quan s’adjunta un document al sobre electrònic, es fa una còpia temporal del fitxer. Fins que no es desa el sobre electrònic no es fa una còpia permanent del fitxer adjuntat. Per aquesta raó, és necessari que el fitxer que heu adjuntat es trobi a la mateixa ruta que tenia en el moment d’adjuntar-se. L’error es produeix quan, en desar el sobre electrònic, els fitxers no es troben i es genera un error de desament.