Guia de bones pràctiques en la presentació de sobres electrònics

A l’hora de preparar i de presentar sobres electrònics, és convenient tenir en compte una sèrie d’aspectes, tant operatius com tècnics, pel que fa als documents, les signatures electròniques d’aquests, els terminis i els temps necessaris per a la preparació i el lliurament de l’oferta i la coordinació dels passos necessaris en aquest procés. A continuació, presentem un conjunt de bones pràctiques que eviten la majoria dels dubtes i problemes quan es presenten els sobres electrònics.

Abans d’iniciar qualsevol tasca de preparació de documentació per a la presentació en sobres electrònics, heu de garantir que us heu registrat (com a operador econòmic) en el Portal de licitacions electròniques des del qual esteu accedint a la licitació corresponent. En aquest portal trobareu l’opció “La meva empresa” on podreu gestionar les altes i les modificacions de les dades de l’empresa o persona jurídica a la qual representeu, o les vostres mateixes si sou autònom o professional independent. Podeu obtenir més informació en aquesta entrada.

Recordeu que, en el procés d’alta, podeu necessitar consultar o obtenir informació de la vostra organització, per la qual cosa s’ha de fer amb prou temps i, tot i que el procés de tramesa del formulari d’alta i l’alta efectiva al servei acostuma a trigar pocs minuts, és millor que sigui la primera activitat que porteu a terme. NOTA: En algunes circumstàncies, l’òrgan de contractació pot exigir documentació/informació addicional en el moment de l’alta, per la qual cosa heu d’anticipar aquesta tasca tant com sigui possible.

Un altre aspecte important de revisar abans de començar qualsevol tràmit electrònic amb organitzacions del sector públic és disposar del certificat digital reconegut vàlid per a tots els representants, apoderats o personal de l’empresa implicats en la presentació de sobres electrònics. S’ha de comprovar per a cadascun d’aquests actors:

• Que és un certificat digital emès per una autoritat reconeguda. La llista de prestadors qualificats de serveis electrònics està publicada al Ministeri d’Indústria a l’adreça següent: proveïdors de serveis de certificació. Important: És possible que l’òrgan de contractació estableixi una llista de certificats vàlids més limitada que la publicada a la seva seu electrònica.
• Que la data de caducitat del certificat sigui al menys un mes posterior a la fi del termini de licitació. En el cas contrari, és possible que no pugueu operar electrònicament fins que en disposeu d’un de nou amb un període de validesa més llarg. Per saber com comprovar el període de validesa del certificat, vegeu aquesta entrada.
• Que les persones coneixen/recorden el PIN d’accés al seu certificat.

Una bona pràctica és que cadascuna de les persones implicades en el procés accedeixin al portal de licitació i que hi accedeixin amb el seu certificat, fent clic a “La meva empresa” i comprovant que poden consultar la informació de l’empresa a “Les meves dades“.

És important tenir clara aquesta informació, ja que és possible que totes aquestes persones hagin de disposar de certificat digital, tal com s’ha comentat en el punt anterior. Per a una identificació correcta d’aquestes persones, s’han de tenir en compte els aspectes següents:

• Alta de l’empresa/autònom en el Portal de licitació. Pot dur a terme aquesta operació qualsevol persona de l’organització que disposi de certificat digital vàlid i que, en nom d’aquesta, sol·liciti l’alta a través del formulari corresponent. És aconsellable que aquesta operació es porti a terme amb certificats de persona jurídica.
• Apoderats i representants legals de l’empresa. Els apoderats i els representants legals de l’empresa que hagin de signar documents o sobres electrònics segons els requisits indicats en els plecs de la licitació s’han d’identificar. La relació d’aquestes persones s’ha d’indicar en el procés d’alta o de modificació de les dades de l’empresa segons s’indica en aquesta entrada.
• Altres persones de l’organització. Hi ha algunes operacions en el procés de preparació, de lliurament i de seguiment de la licitació que altres persones que no cal que siguin representants o apoderats de l’empresa poden portar a terme. Aquestes persones també han de disposar d’un certificat digital vàlid. Les operacions que poden efectuar són:
  • Lliurament de sobres electrònics.
  • Consulta i seguiment dels sobres presentats.
  • Recepció i obertura de notificacions telemàtiques.

El sistema de preparació i lliurament de sobres electrònics basat en PLYCA-Empreses disposa d’ajudes contextuals i relacions de documents obligatoris i opcionals per incloure al sobre. Aquestes ajudes pretenen facilitar l’accés a la informació bàsica per a la preparació d’un sobre, però és important ressenyar que la documentació vàlida oficialment sobre les condicions i la documentació que s’ha de presentar són els plecs de la licitació. Per tant, és obligació del licitador comprovar que els sobres electrònics preparats, abans de lliurar-los, compleixen el que s’estableix en els dits plecs.

Un cop iniciat el procés de preparació d’un sobre electrònic per a una licitació, hem d’estar al cas de qualsevol canvi o modificació de la informació pròpia de l’expedient. En aquest sentit, el portal de licitació permet subscriure’s a un canal RSS propi de l’expedient per rebre avisos dels canvis publicats. Per a això, podeu consultar l’entrada següent.

De vegades, el temps necessari per preparar la documentació per a una licitació és important, de manera que una planificació correcta de les tasques evita els problemes de “darrera hora”. Com en molts casos, es tanquen aspectes de la documentació en l’última jornada del termini establert; per tant, assegureu primer els temes següents:

• Heu identificat correctament les persones implicades i heu comprovat la disponibilitat dels certificats. Recordeu la bona pràctica d’accedir al Portal de licitacions per comprovar el certificat de cada persona.
• Heu comprovat i/o registrat per primera vegada les dades de l’empresa/l’autònom-professional en el Portal de licitacions.
• S’ha instal·lat tot el programari necessari per preparar la documentació, inclòs el programari PLYCA-Empreses.
• S’ha descarregat el sobre electrònic de la licitació per conèixer l’estructura de documents sol·licitada, sempre amb la lectura prèvia dels plecs.
• La persona o les persones encarregades del lliurament final han entrat en el portal de licitacions validant el seu certificat i l’accés a les dades de l’empresa.

Primer de tot cal conèixer els tipus i les mides màxims dels documents que cal incloure al sobre. Aquesta informació apareix en els plecs de la licitació, però com a pràctica general s’han de seguir aquestes recomanacions.

• Aportar preferentment els documents en format PDF (llevat que el plec digui el contrari). Per aconseguir un document en format PDF, l’opció més directa és fer servir l’opció Desa com a o Exporta de l’editor que feu servir (Word, OpenOffice, LibreOffice, etc.) i triar el format PDF.
• Heu de convertir preferentment els documents PDF a format PDF/A (llevat que el plec digui el contrari). El format PDF/A és un format especial de PDF més segur i interoperable. Per aconseguir un document en format PDF/A s’activa l’opció corresponent en exportar el document des de Word, OpenOffice o LibreOffice.
• Cal evitar generar fitxers més grans de 8 MB a causa de les restriccions imposades per serveis de l’estat. En el cas de documents Word, OpenDocument o PDF, els fitxers són massa grans quan s’inclouen imatges d’alta resolució, per la qual cosa es recomana reduir la mida/resolució de les imatges abans d’incloure-les en documents. Tot i això, el límit pot ser inferior segons el que imposi l’organisme i pot dependre del tipus de fitxer (PDF, Word, ZIP, etc.).
• En el cas de documents més grans, es recomana partir-los en fitxers més petits, per exemple, trossejant-los per grups de pàgines. Per a això, es poden trobar a internet eines (en línia o per descàrrega) que facin aquest procés de “PDF Split”. IMPORTANT: Si es fracciona un document que hagi d’anar signat, cal signar-ne totes les fraccions.

En situacions excepcionals, com la comentada més amunt, cal incorporar un document en parts. El sobre electrònic espera un únic fitxer, de manera que, com a solució, es pot fer el següent:

• Totes les parts d’un document s’han de dir igual, i afegir-hi un sufix que indiqui quina part és i el nombre total de parts. Així, per exemple, si dividim un document anomenat “PropostaTecnica.pdf” en tres parts, es podrien dir:
  • PropostaTecnica-Part01de03.pdf
  • PropostaTecnica-Part02de03.pdf
  • PropostaTecnica-Part03de03.pdf

• Al sobre electrònic, en el punt en què s’espera el document esmentat, s’hi annexaria la part 1. La resta de parts s’afegeixen fent servir l’opció “Annexa altres documents…” i en el camp Descripció s’indica el nom del document i la part. Per exemple, “Proposta Tècnica (part 2 de 3)”.

En molts casos, els òrgans de contractació poden considerar que un sobre electrònic és rebutjat en una licitació perquè conté virus, programari maliciós o qualsevol element nociu o maliciós. Per això és important que garantiu que els vostres equips estiguin lliures d’aquest tipus d’amenaces. En l’actualitat, tots estem protegits en més o menys grau, però no és sobrer que comproveu que els vostres equips no tenen infeccions d’aquesta mena.

Una mesura addicional és la de l’escaneig del sobre electrònic complet amb una eina d’antivirus abans de tancar-lo. Quan hàgiu finalitzat la incorporació de tots els documents, deseu el sobre electrònic complet i passeu l’antivirus pel fitxer del sobre (fitxer amb extensió .paxe).

En el cas que no disposeu de programari antivirus (situació gens recomanable) podreu trobar solucions online i/o gratuïtes a través de la pàgina de l’Oficina de Seguretat de l’Internauta (https://www.osi.es/es/herramientas).

En el moment final del lliurament del sobre, pot passar que per la seva mida final, el procés de lliurament es dilati en el temps. PLYCA-Empreses inclou un mecanisme de lliurament en dues fases que evita aquest problema. La primera cosa que es lliura és la petjada electrònica del sobre (document que es genera automàticament al mateix directori on hem desat el sobre electrònic). Un cop lliurada aquesta empremta, procés que PLYCA-Empreses du a terme automàticament, el sobre es registra i ja es disposa de l’acreditació de lliurament. Finalment, PLYCA-Empreses contínua amb el lliurament del sobre.

Només en el cas que hi hagi problemes per a la segona part (el lliurament complet del sobre), és possible que calgui fer un lliurament físic (en un CD, DVD o dispositiu USB) del sobre a les oficines de l’òrgan de contractació amb els mitjans que s’estableixin en el Plec com a alternativa a la presentació telemàtica. És important que, en aquest cas, s’hagi obtingut l’acreditació de lliurament de la petjada electrònica del sobre dins el termini establert per a la licitació.

En algunes circumstàncies no es pot presentar el sobre electrònic per mitjans telemàtics i ni tan sols es pot presentar la petjada electrònica del sobre per al seu registre telemàtic. Per exemple, quan el portal de licitacions no estigui disponible. En aquest cas, cal consultar el plec per conèixer els mitjans alternatius establerts per l’òrgan de contractació per al registre d’ofertes electròniques per canals alternatius al telemàtic (fax, correu certificat, registre físic, etc.).