La base necesaria. Genera y gestiona el expediente electrónico de contratación. Puede automatizar y normalizar los flujos de tareas de los procedimientos de contratación y los documentos normalizados que se utilizan, coordinando y organizando a todos los agentes que intervienen.
Funciones
Este producto consta de los siguientes grandes grupos funcionales:
Gestión Documental y Archivo
Se encarga de mantener un expediente completo con todos los documentos electrónicos en un conjunto de carpetas organizadas en función de las fases y situaciones típicas del expediente de contratación.
Desarrolla la integración con la informatica de oficina tanto para la generación de documentos a través de plantillas predefinidas como la generación y custodia de las firmas de dichos documentos.
Mantiene el expediente y todos los elementos necesarios para su disponibilidad y verificación del estado de todos y cada uno de los documentos que lo completan.
Filtra y Selecciona informes de distinta composición en base a las variables determinadas por el usuario.
Gestión de Flujos de Tareas y Trabajo en Grupo
Se encarga de definir un documento (manual de calidad) con los procedimientos que son automatizados por el gestor de tareas y el motor de flujos asociado al sistema.
Lleva la bitácora de todas las tareas realizadas en un expediente desde su inicio hasta su extinción en una auditoria por expediente.
Gestiona el conjunto de tramites para su repetición o subsanación en caso de errores de tramitación.
Gestiona las suplencias y el control de las personas encargadas de realizar las tareas en función de su rol y su adscripción a la estructura orgánica definida.
Gestión de Organización, Seguridad y Firma Electrónica
Define la estructura orgánica jerárquica o independiente de la administración que lo utiliza, y mantiene los protocolos de actuación de cada tipo de expediente en función de los roles que intervienen y la adscripción de cada usuario a la estructura orgánica definida.
Gestiona el almacén de las claves públicas y los formatos de firma junto con las políticas de firma definidas para cada trámite.
Enlaza con las plataformas de firma y verificación necesarias para verificar las listas de revocación y el estado de los certificados digitales que firman documentos, como para la verificación de documentos y firmas recibidos del exterior.
Permite definir a través de listas de control de accesos los permisos de acceso y visibilidad de los expedientes según los distintos permisos organizados en roles y personas.
Gestión de Comunicaciones
Gestiona todas las comunicaciones habidas con cualquier otro sistema en conexión a través de la definición y el control de los servicios web definidos para completar la funcionalidad que se requiera del sistema en conexión.
Mantenimiento de datos
Mantiene todos los datos que necesita el sistema para el correcto desarrollo de la contratación pública electrónica de la administración según la parametrización y personalización que se haya realizado previamente.
Exportación de datos
Se exportan de forma regular y controlada todos los datos referidos tanto a la contratación como a su gestión en un formato orientado al tratamiento estadístico y preparado para interrogaciones no planificadas (Datamart).
Herramientas
Para llevar a cabo estas funciones utiliza las siguientes herramientas:
Gestión de Expedientes
Organizador de Expedientes
Visor de Expedientes
Visor de documentos
Verificación de Firmas
Auditoria
